Du behöver aldrig lämna dina underlag till mig i någon speciell ordning eller på något särskilt sätt. Det enda som betyder något är att jag kan förstå vad som har hänt och vad du har gjort.

För att jag ska kunna hjälpa dig att ha maximalt bra koll på din ekonomi och att få rätt skatt, finns det några saker som kan vara bra att tänka på:

– Bankkontoutdrag. Företaget bör ha ett eget bankkonto (minst) och när du lämnar bokföringsunderlag till mig, är det en fördel om jag får med ett bankkontoutdrag för den senaste perioden (från förra gången du lämnade papper), som jag kan pricka av bokföringen mot. Om du har ett betalkort som inte är kopplat till bankkontot, är det bra om jag får ett utdrag från det kontot också. Om du tycker det vore enklare och bättre för dig, kan du ge mig fullmakt att logga in och titta på ditt bankkonto. I så fall behöver du inte lämna bankkontoutdrag till mig. Med flera av de stora bankerna går det också att upprätta en automatisk och väldigt smidig koppling direkt till Fortnox, mitt bokföringsprogram.

– Alla utgående fakturor och försäljningskvitton. Ta gärna en extra titt så att du får med alla fakturor som är betalda och skriv gärna på fakturan att den är betald och när. Om du har valt bokföring med faktureringsmetoden (står på registeringsbeviset) bör du lämna alla fakturor till mig så fort de är ivägskickade/mottagna. Att de senare blivit betalda, kommer jag att kunna se på bankkontoutdraget. Även här går det att jobba smartare med Fortnox, om du har hyfsat många fakturor. Låt oss diskutera saken!

– Reseräkningar. Om du har gjort en tjänsteresa, se till att du får med kvitton och fakturor på alla kostnader: resa, hotell, eventuell kursavgift, kvitton på luncher du har bjudit på etc. Fyll också i en reseräkning så att du inte går miste om traktamente och ev milersättning. Jag har egna blanketter för det här och hjälper dig gärna så att du inte går miste om några pengar.

– Inkommande kvitton och fakturor. För att en kostnad ska vara avdragsgill i bokföringen går det inte att använda vad som helst som underlag. I princip är det bara kvitton och fakturor som är godkända och på dessa ska finnas ett antal uppgifter om den som sålt varan eller tjänsten. Fråga mig gärna om du är osäker. Skriv gärna på fakturan när du har betalat den och om det inte går att utläsa av kvittot eller fakturan vad det är du har köpt, skriv en kort förklarande text. Orderbekräftelser, boardingkort, kreditkorts-slipar, kopia på banköverföring och bokningsbekräftelser är exempel på underlag som inte är godkända.
Även här går det att jobba smartare med Fortnox, om du har hyfsat många fakturor. Låt oss diskutera saken!

– Kvitton på representation. Skriv på kvittot vilka du bjöd på mat och dryck och gärna också varför ni träffades. Du får bara bokföra representationskvitton om mötet hade något med din affärsverksamhet att göra och det är inte representation om du har ätit ensam. Dessutom är det värt att veta att du numera bara får helt avdragsgillt avdrag för ungefär vad en enkel fika kostar, så det är du själv och inte firman som bjuder, om du tar ut en kund på lyxkrog med vin och konjak. För enskilda firmor innebär det att det i princip är poänglöst att bokföra representationskvitton. Aktiebolag får betala motsvarande bolagsskatten (lite drygt 20%) på sin representation.

– Om du har köpt något via internet kan du med fördel skicka det digitala kvittot till mig direkt efter köpet. I så fall ska du inte skriva ut och lämna kvittot till mig med övriga underlag. Varje underlag ska bara lämnas en gång, så att jag inte riskerar att bokföra dubbelt.