Istället för kontrakt

Stora företag med många kunder skriver gärna långa kontrakt för att skydda sig. Det gör de rätt i, men när mikroföretag gör affärer med varandra gäller en annan logik. Vi måste kunna lita på varandra och vara flexibla. Det kan hända något i ditt liv som gör att du plötsligt inte behöver bokföringshjälp längre eller inte kan betala mig och då ska du inte vara bunden av något du skrev på flera år tidigare.

För att du inte ska känna att du är ute på ett totalt gungfly med mig, har jag här listat några punkter som jag uppfattar som självklara. Vill du använda dem till ett formellt kontrakt som vi båda skriver under, så inte mig emot. Vill du ändra på några punkter och sedan skriva under så går det också bra. Bara vi är överens och båda är nöjda så går allt bra.

Hur mycket jag än gör åt dig är du ändå alltid formellt ansvarig för ditt företags bokföring. Det innebär att du alltid ska ha så mycket insyn i bokföring och deklarationer som du önskar. Du ska alltid kunna granska mitt arbete – själv eller genom någon annan du litar på.

Din uppgift är att ge mig de underlag jag behöver för att kunna göra korrekt bokföring och deklarationer. Det jag behöver är allt som på något vis berör ekonomiska transaktioner och förhållanden i företaget och mellan företaget och omvärlden. Om du är osäker på vad det innebär, lämna hellre för mycket än för lite. Du kan också ta hjälp av checklistan, som du hittar i menyn här ovanför.

Du behöver aldrig lämna dina underlag i någon speciell ordning eller på något särskilt sätt. Det enda som betyder något för mig är att jag kan förstå vad som har hänt och vad du har gjort. Givetvis måste vi se till att vi följer lagar och regler, men jag informerar alltid efter hand om du behöver komplettera eller om något du lämnat till mig inte går att bokföra.

Jag behöver normalt en vecka för att göra din bokföring inför en vanlig skattedeklaration och en månad för den stora deklarationen på våren. De gånger jag behöver mer tid, t ex för att jag är ute och reser, meddelar jag det i god tid. Ju tidigare du lämnar dina underlag, desto bättre service får du av mi och desto tidigare får du besked, t ex om hur mycket moms du ska betala in. Ofta är det smidigast både för dig och mig om du skickar in underlag löpande så fort du får dem, t ex via e-post, men det måste du välja själv utifrån hur du och ditt företag fungerar.

Om jag har fått dina kompletta och begripliga underlag i tid och ändå gör något fel, tar jag ansvar för det. Det kan t ex handla om att jag lämnar in din momsdeklaration för sent. I ett sådant fall betalar jag dina böter. Det har hänt mig en gång och ambitionen är att det ska vara sista gången. Det blir alldeles för dyrt för mig att jobba med bokföring annars.

Jag ger dig resultat- och balansräkning för ditt företag en gång i kvartalet om du inte ber mig om något annat. Du kan när som helst be mig om vilken information som helst vad gäller företagets ekonomi. Jag vill att du frågar mig om det är något du inte förstår och fråga hellre i förväg än i efterskott! Och fråga igen och igen tills du verkligen begriper. Det är inte du som är dum!

Jag skickar dig en faktura för mitt arbete en gång i kvartalet i efterskott om jag gör bokföring löpande under året, annars efter utfört arbete. Jag brukar sätta 15 dagars betalningstid, men om det blir för snävt för dig, betalar du när du hinner. Behöver du mer än 30 dagar för att betala vill jag att du hör av dig och meddelar det.

Innan jag skickar en faktura ser jag till att vi är överens om vad du ska betala. Om inget har ändrats sedan tidigare fakturering, varken arbetets omfattning eller kostnaden, hör jag normalt inte av mig. Om jag behöver ta mer betalt än tidigare, talar jag om varför och frågar om godkännande. Om du – oavsett anledning – skulle vilja betala mindre, ska du givetvis höra av dig till mig och förklara varför. Det går alltid att hitta en lösning.

När vi inleder vårt samarbete kommer vi  överens vad som är lämpliga rutiner och kostnader. Min erfarenhet är att mina kunder vill ha fast pris, eftersom de gillar förutsägbarhet och därför försöker jag så snabbt som möjligt föreslå ett sådant. Vill du ha någon annan debiteringsmodell ska du förstås säga till.

Om du vill avbryta vårt samarbete, vill jag förstås att du meddelar det så långt i förväg som möjligt. Jag vill också gärna veta varför. Ett arbete som jag redan har inlett, inklusive ett påbörjat kvartal om jag gör löpande bokföring, vill jag förstås ha betalt för i enlighet med vad vi kommit överens om. Men någon formell uppsägningstid tillämpar jag inte om vi inte har avtalat om det. Vill du verkligen ut och det snabbt, har jag ingen glädje av att hålla fast dig.

Och en sak till: kalla mig inte revisor, jag är din bokförare eller möjligen redovisningskonsult. Revisor är en yrkestitel värd att ha respekt för och den ska inte missbrukas. Revisorn granskar ett företags bokföring och tar därmed över en del av ansvaret för den. För att bli revisor krävs en lång och speciell utbildning och omfattande erfarenhet. Jag har en bit kvar till den nivån, även om jag är ganska bra ändå.